各有关院、部、处、室、直属单位：
根据《上海工程技术大学关于做好2012年度档案归档工作的通知》要求，各院、部、处、室、直属单位于2013年3月30日前将档案材料移交到档案馆。自2012年起，所有由党委办公室、校长办公室印发的党委公文和行政公文，经由OA系统生成的电子文档自发文办结30天后由档案系统自动归档，纸质文档分由拟文单位按照党委办公室和校长办公室制作的预立卷整理后归档。现将做好2012年发文纸质归档事项通知如下：
一、发文纸质文件归档的基本流程
两办打印公文和公文稿纸单各1份，分别加盖学校公章；
两办按照发文号排序进行预立卷；
拟文单位前往两办领取纸质文件；
拟文单位按照预立卷整理拟归档文件；
拟文单位打印归档目录1份并由单位负责人确认后签字；
拟文单位送交档案馆办理归档手续。
二、发文纸质文件归档的注意事项
发文归档的时间跨度是2012年1月1日至12月31日。
发文归档采取按件归档的方式。
为合理安排纸质文件领取时间，拟文单位经办人请按照建议时间（详见附件）前往两办领取纸质文件。
拟文单位经办人领取纸质文件时当场清点，确认后在纸质文件交接单上签字。
对于2012年1月1日至4月30日公文双轨制运转期间，以及其他请校领导在公文稿纸上签发后尚未在OA系统同步而造成两办预立卷中未列出的纸质文件，由拟文单位自行加入后一并归档。
学校归档工作的具体要求可参阅《上海工程技术大学关于做好2012年度档案归档工作的通知》
http://archives.sues.edu.cn/s/511/t/210/7e/d1/info32465.htm
在上述操作过程中如遇问题，可以咨询以下部门获取帮助：
党委办公室联系人：万慧琳 电话67791089；
校长办公室联系人：沈 辰 电话67791086。
特此通知。
党委办公室 校长办公室
2013年3月3日